Contract leverancier

Reageren
Quote
Voeg een andere quoty toe of reply now
Afdrukken
afbeelding van NicoP
Lid vanaf: 17/02/2008
1692 berichten

Ik behartig al een tiental jaren de belangen van een feitelijke vereniging op het werk.  Daarbij hoort ook het uitbaten van koffie- en frisdrankautomaten (zoals de werkgever het wil).    Zoals algemeen geweten heeft een feitelijke vereniging geen BTW-nemer, laat staan ondernemingsnummer.

Door het toedoen van de dossierbeheerder bij onze drankleverancier (een grote multinational) werd begin februari ten onrechte een BTW-nummer gekoppeld aan onze account.  Nogthans zijn we al meer dan 20 jaar klant zonder BTW-nummer.  Men krijgt het niet meer ongedaan gemaakt en blokkeert onze account zonder boe of bah, drank wordt niet meer geleverd.  Leuk als je weet dat er zo'n 250 à 300 personen werken.  Ettelijke telefoons (ik heb ze even geteld: 26 stuks) later worden we nog ssteeds van het kastje naar de muur gestuurd.  Uiteindelijk blijkt dat onze vaste dossierbeheerder zijne C4 heeft gekregen.  De nieuwe kerel weet het nog niet waar het over gaat, etc.  Ondertussen behelpen we ons door ons lokaal te bevoorraden in de plaatselijke winkels, niet ideaal als met een verbruik van om en bij 30 à 40 kartons frisdank per 2 weken.

Uiteindelijk krijg ik begin maart de juiste persoon aan de lijn, deze stuurt me een nieuw contract op, dit wordt ondertekend en teruggestuurd (per mail zoals gevraagd door hem en naar de klantendienst).  Er staat duidelijk vermeld dat de activatie (van het klantennummer maximaal 4 weken na onderteken actief zal worden en de drankutomaat binnen die 4 weken geleverd zal worden.  Dat laatste is niet nodig aangezien we al beschikken over een frisdrankautomaat van hen.

Ondertussen verlopen er weken en weken en maandag, na 7 weken neem ik nog eens contact op om te informeren...  Ineens is hun bedrijfspolicy verandert, hebben we persé een BTW-nummer of ondernemingsnummer nodig of het wordt niks meer.  Na 20 jaar klant te zijn, steeds tijdig de rekeningen te hebben betaald, worden we blijkbaar de deur gewezen maar de klantendienst zou nog een effort willen  doen en het toch in orde willen maken.  Woensdag jongstleden zou ik hier meer van weten. En rara: niks, niemand te horen.

Onderling hebben we als bestuur beslist ze tot einde mei te geven, zoniet stopt het voor ons en moet er geen oplossi g gezocht worden en kiezen we andere firma (die we al gevonden hebben en bereid zijn ons onmiddelijk voort te helpen).

Vraag:  Het contract werd door mezelf, als vertegenwoordig van de vereniging ondertekend, maar aangezien ze hun voorwaarden zelf niet nakomen (account actief na maximaal 4 weken na ondertekenen): kunnen we hieruit besluiten dat zij eenzijdig het contract nietig beschouwen?  Kunnen zij toch nog uitvoering van contract eisen (er staat niks vermeld in hun kleine lettertjes over deze situatie)? 

 

Reacties

afbeelding van jan 007
Lid vanaf: 16/11/2018
3021 berichten
Quote
Voeg een andere quoty toe of reply now
Rapporteer

ik denk dat dit kan (zij hebben contract gebroken) maar eerder voor een juridisch forum

afbeelding van rdr2180
Lid vanaf: 18/03/2006
1828 berichten
Quote
Voeg een andere quoty toe of reply now
Rapporteer

in een feitelijke vereniging is elk lid hoofdelijk verantwoordelijk voor de engagementen van de vereniging, dus als dat contract bindingen of verplichtingen inhoudt, neem je best actie om het terug te stoppen.

De typische actie is om een aangetekend schrijven te sturen met daarin de vaststelling dat eerder gemaakte afspraken niet nagekomen zijn, dat die afspraken de voorwaarde zijn om het contract wederzijds geldig te laten zijn en dat je dus geen andere keuze hebt om van verdere samenwerking af te zien. Je kan de bal volledig in hun kamp laten liggen, gezien zij intussen via meerdere wegen laten weten hebben dat ze het contract zelf niet willen.

Jammer van de jarenlange samenwerking, maar hier lijkt me de enige zinvolle beslissing om een andere leverancier te zoeken.

afbeelding van NicoP
Lid vanaf: 17/02/2008
1692 berichten
Quote
Voeg een andere quoty toe of reply now
Rapporteer

@ rdr2180 en Jan007: dankjewel voor de nuttige informatie. 

afbeelding van NicoP
Lid vanaf: 17/02/2008
1692 berichten
Quote
Voeg een andere quoty toe of reply now
Rapporteer

Verhaal is nog niet ten einde...  Men heeft de oude account tijdelijk terug vrijgegeven  (ultieme datum dat het terug in orde moest zijn was gisteren).

Maar als ik nu terug inlog op hun bestelplatform en de accountgegevens bekijk, zie ik dat men de BTW-nummer van het bedrijf heeft gebruikt terwijl we als vereniging nooit of te nimmer een BTW-nummer hebben gehad.  Vroeger stonden we bij hun bekend als klant zonder BTW-nummer...

In mijn ogen klinkt dat als fraude, wetende dat er zeker geen toestemming is gegeven voor gebruik van deze BTW-nummer.   Of ben ik mis?  

afbeelding van rdr2180
Lid vanaf: 18/03/2006
1828 berichten
Quote
Voeg een andere quoty toe of reply now
Rapporteer

Vanuit de leverancier zal dat ongetwijfeld als een vergissing verklaard worden, uiteindelijk is het leveradres een geldig adres dat het ondernemingsnummer toebehoort (de kans is groot dat je de verklaring krijgt dat de nieuwe vertegenwoordiger dat niet wist enzovoort).

Voor jou is het wel een potentieel probleem, tenzij jij door aankoop geauthoriseerd bent om bestellingen te plaatsen op naam van het bedrijf (met het ondernemingnummer), maar dan had je die hele feitelijke vereniging niet nodig. Breng aankoop (en eventueel HR) zo snel mogelijk op de hoogte van de "fout" van de leverancier, want als jij niet geauthoriseerd bent om in naam van het bedrijf bestellingen te plaatsen, kan dat in extremis als een zware fout beschouwd worden. Meestal loopt het niet zo'n vaart, maar een kwaadwillende HR- of people manager kan dat lelijk misbruiken.

Tweede issue is dat als de leverancier een openstaande bestelling / factuur zou maken op naam van de firma en  gezien die niks besteld hebben, die ook niet gaan betalen en jij met leverproblemen en mogelijk administratieve kosten opgezadeld wordt.

Bouwinfo is geen juridisch forum en ik ben geen juridisch adviseur; vanuit mijn ervaring met officiële documenten en contracten voor bedrijven en feitelijke verenigingen, zou ik in jouw situatie de klantendienst opnieuw contacteren en vragen of het de bedoeling is om de overeenkomst verder te zetten en de fout dus aan te passen, met bevestiging per mail. Als het niet aangepast wordt (binnen x dagen), zou ik per aangetekend schrijven in naam van de feitelijke vereniging de fout formeel protesteren (verwijzend naar eerdere communicatie op datum X en Y).

Zorg zeker dat je weet welke clausules in de overeenkomst staat over aankoopverplichting, minimumvolume of een aankoopexclusiviteit (mogelijk met opzeggingskosten) staat, die kunnen de situatie totaal veranderen.